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Dienstag, 28. Mai 2024

Firmenevents planen: Tipps für Weihnachtsfeier, Sommerfest & Co.

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Viele Firmen planen mindestens einmal im Jahr ein Firmenevent, um den Mitarbeitern für deren Arbeit und Engagement zu danken. Außerdem geben diese Veranstaltungen nach stressigen Zeiten einen neuerlichen Motivationskick. Und: Mit einem Firmenevent kann ganz einfach das ganze Unternehmen zusammengeholt werden. Auch die Mitarbeiter, die sonst nur remote arbeiten. Damit es für alle ein gelungenes Fest wird, ist eine gute Planung das A und O.

Die richtige Planung

Gründe für ein Firmenevent gibt es viele. Entweder steht ein großes Firmenjubiläum an, oder eine neue Filiale wurde eröffnet. Fast schon ein Muss sind die alljährliche Weihnachtsfeier und ein kleines Sommerevent. Damit die Veranstaltung unvergessen bleibt, ist die richtige Planung wichtig. Sinnvoll hierbei ist die Analyse vergangener Betriebsfeiern.

·      Was kam besonders gut an?

·      Welche Aktivitäten waren beliebt?

·      Was hat den Beteiligten weniger gut gefallen?

·      Wie hoch war das Budget?

Auch der Anlass für das Firmenevent darf bei der Planung nicht außer Acht gelassen werden. Steht die Veranstaltung ganz im Motto des Teambuildings oder ist es nur ein geselliges Beisammensein zum Abendessen? Oder soll das Fest dazu dienen, einen langjährigen Mitarbeiter zu ehren? Je nach Anlass kommt eine andere Location und ein anderes Essensarrangement in Frage. Denn eine Sache darf auf keinem Firmenevent fehlen: Speis und Trank. Damit auch für das leibliche Wohl bestens gesorgt ist, bedarf es eines Caterers. Passende Dienstleister in der Nähe finden sich online über eine schnelle Suchanfrage wie z. B. Catering Düsseldorf oder Partyservice Ratingen.

Ideen für eine Weihnachtsfeier

Der Klassiker unter den Firmenevents: die Weihnachtsfeier. Bei entsprechender Planung kann daraus ein lustiges Outdoor-Event werden mit Schlittschuhlaufen, Eisstockschießen oder einem gemütlichen Bummel über den Weihnachtsmarkt. Oder der Besuch eines Varietés inklusive Gala-Dinner oder ein Wine Tasting. Abhängig von der Entscheidung müssen die meisten Veranstaltungen frühzeitig gebucht werden. Das sollte bei der Planung des Firmenevents unbedingt berücksichtigt werden.

Ideen für ein Firmenevent im Sommer

Für die Planung eines Firmenevents im Sommer bietet sich selbstverständlich eine Veranstaltung im Freien an. Hierfür gibt es zahlreiche Möglichkeiten:

·       Steht die Veranstaltung unter dem Motto Teambuilding, könnte ein gemeinsamer Floßbau mit einer anschließenden Floßfahrt geplant werden.

·       Den Teamgeist stärken kann man auch mit sportlichen Wettkämpfen, wie einem Tischtennis-Turnier oder Kickerturnier

·       Gleiches gilt für Geocaching.

·       Etwas gemütlicher ist eine gemeinsame Schifffahrt mit Dinner an Bord oder eine abendliche Beachparty in einer nahen Strandbar.

Doch was, wenn der Tag des Sommerevents sprichwörtlich ins Wasser fällt? Dafür sollte immer ein Plan B ausgearbeitet werden. So könnte beispielsweise die Beachparty in den Innenraum des Restaurants verlegt werden. Statt ein Floß zu bauen, malen die Mitarbeiter zusammen ein großes Bild, dass dann in den Eingangsbereich des Firmengebäudes gehängt wird.

Der passende Termin

Einen passenden Termin zu finden, ist mit das Schwierigste bei einem Firmenevent. Soll das Event in einem bestimmten Restaurant stattfinden oder im Rahmen einer zu buchenden Veranstaltung, müssen hier zunächst die freien Termine erfragt werden. Wichtig in diesem Zusammenhang: Findet zeitgleich vielleicht eine andere Großveranstaltung statt, beispielsweise das Münchner Oktoberfest, und sind deswegen die Hotelzimmer für die Mitarbeiter, die von weit entfernt anreisen, doppelt so teuer wie gewöhnlich?

Weitere abzuklärende Punkte sind:

·      Gibt es an dem bevorzugten Termin andere wichtige firmeninterne Planungen?

·      Wann sind die wenigsten Mitarbeiter im Urlaub?

·      Welcher Tag eignet sich als Ersatztermin?

Von einer Sache muss man sich bei der Planung eines Firmenevents aber verabschieden: das perfekte Datum. Es wird nie einen Tag geben, an dem alle Mitarbeiter eines Unternehmens Zeit haben werden. Der beste Termin ist jedoch immer der, mit der größten Teilnehmerzahl.

Das Budget

Der nächste Schritt ist die Budgetplanung. Dabei müssen sämtliche Kosten, die bei dem Firmenevent anfallen, berücksichtigt werden.

Diese sind:

·       Miete für Location oder das Catering

·       Veranstaltungskosten/ Eintrittspreise

·       Übernachtungskosten

·       Möglicherweise eine Saalmiete

Die meisten Kosten entfallen auf den Veranstaltungsort und das Catering. Soll das Event steuerlich abgesetzt werden (maximal sind hier 110 € brutto pro Kopf zulässig), ist außerdem ein Kostenplan mit allen anfallenden Kosten wichtig.

Zu guter Letzt bleibt nur noch das Verschicken der Einladungen an alle Mitarbeiter. Dann steht einem gemeinsamen Firmenevent nichts mehr im Weg.

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